Autore: redazione Progetto Energia Efficiente

Il settore degli eventi in presenza si prepara a una grande ripartenza, con un occhio alla sostenibilità.

Se ne è parlato al secondo dei quattro appuntamenti di The Future of Events, il ciclo di webinar organizzato da ProgettoEnergiaEfficiente.it e sponsorizzato da Aggreko Italia, dedicato agli attore dell’event industry.

Ospite d’eccezione Luigi Mercuri, fondatore di E20 Srl, agenzia specializzata nell’organizzazione professionale di variegati tipi di eventi e ideatore del brand di catering di lusso CooksApp.

“Gli eventici ciclistici che si sono svolti a settembre e ottobre del 2020 hanno dimostrato quanto la sostenibilità ambientale sia un focus importante per tutte le tipologie di eventi – ha raccontato Luigi, riportando alcuni esempi -. Gli organizzatori del tour de France e del Giro d’Italia, per esempio, hanno previsto una riduzione massiccia di tutti i gadget che solitamente la carovana regalava al pubblico, e hanno richiesto agli atleti di non gettare le borracce lungo il tragitto, ma esclusivamente nel chilometro di strada in prossimità delle zone di rifornimento (cosicché il personale potesse facilmente recuperarle)”.

“Nel 2019 sono stato testimone di un bellissimo esperimento fatto sul monte Cucco, in Umbria, dove è stato organizzato un concerto per 7000 persone a impatto ambientale zero. Ho verificato di persona la situazione a fine giornata, e posso assicurare che nonostante il passaggio di migliaia di persone, quella sera in terra non c’era nemmeno una cartaccia. Questo grazie a una fantastica organizzazione che ha puntato molto sulla sensibilizzazione del pubblico, continuamente invitato a rispettare l’ambiente che lo accoglieva con richiami vocali. Pensiamo anche al Jova Beach Party di Jovanotti: grazie alla presenza di numerosi cestini, ai ripetuti messaggi di sensibilizzazione rivolti al pubblico, e alla partecipazioni di diversi influencer del mondo della tutela ambientale, il giorno dopo il concerto la spiaggia era ancora più pulita di prima.
Quindi sì: organizzare eventi completamente ecosostenibili è possibile”.

Digitalizzazione e sicurezza

Con la sua agenzia, nel 2019 Luigi Mercuri ha organizzato 290 eventi ecosostenibili grazie alla digitalizzazione dei processi.

“Digitalizzando i processi non si risparmia solo carta, ma si propone al proprio pubblico un messaggio in chiave più moderna. Ricordiamo che l’impatto sociale è fondamentale, la social responsability è irrinunciabile per un’azienda che vuole creare un brand riconosciuto. Già nel 2019 noi avevamo eliminato gran parte dei gadget (che tra l’altro passando di mano in mano oggi potrebbero essere veicolo di contagio). I pochi che sceglievamo di utilizzare erano gadget sostenibili: una bella penna di cartone, oltre a essere completamente biodegradabile e ad avere quindi un impatto ambientale bassissimo, riduce ulteriormente le possibilità di contagio”.

“Quando un’attività è etica, i benefici ricadono su tutte le aree del business – assicura Mercuri -. L’ecosostenibilità porta benefici a livello di brand, di social responsability e di riduzione di rischi di contagio da Covid”.

La digitalizzazione si rivela fondamentale anche per facilitare, velocizzare e mettere in sicurezza gli accessi a fieri eventi e convegni. “Grazie alla registrazione fatta da cellulare o computer prima dell’ingresso, si evitano assembramenti e lunghe file, ma soprattutto si risparmia al pubblico il tipico disagio che si prova quando si arriva a un convegno trafelati per il viaggio, con le mani occupate da giacca, borsa del computer e ombrello, e si è costretti a riempire e firmare moduli di registrazione e per la privacy. L’accoglienza e l’ospitalità sono fondamentali in qualsiasi evento – fa notare Mercuri -. Noi, per esempio, ci assicuriamo che in tutti i nostri eventi sia presente un welcome desk in cui le hostess accolgono gli ospiti, permettono loro di lasciare abiti ed eventuali bagagli al guardaroba e offrono loro dell’acqua, mettendoli a loro agio”.

“Grazie alla digitalizzazione oggi in alcuni aeroporti stanno sperimentando la tecnologia del riconoscimento facciale, che a breve potrebbe essere applicata con successo anche in fiere ed eventi. Questo significherebbe mettere una sicurezza sia l’ospite che l’operatore, dato che tra i maggiori rischi di contagio ci sono proprio fattori come la circolazione incrociata delle persone e la staticità nello stesso luogo”.

The Future of Events

The Future of Events

La variabile paura e gli eventi figital

Tra le variabili che invece le aziende non potranno controllare ci sarà quella dell’aspetto emotivo degli ospiti: “Per quanto ci sia gran fermento per un ritorno degli eventi in presenza (pensiamo ai festeggiamenti per lo scudetto dell’Inter), non possiamo sapere se un domani, all’interno di un evento organizzato in un ambiente chiuso, tra i partecipanti ci saranno persone particolarmente sensibili; persone che magari in questo periodo hanno subito delle perdite, che collegano quindi al rischio contagio delle emozioni fortemente negative. Dobbiamo prepararci a gestire anche la variabile paura, soprattutto se si organizzano grandi eventi”.

Per concludere il suo intervento, Mercuri ha parlato degli eventi cosiddetti “figital”, ovvero eventi ibridi capaci di coniugare alla perfezione i vantaggi dell’evento in presenza con quello virtuale. “A una fiera in cui si trovino siano gli appassionati che gli operatori del settore, potrebbero essere introdotti vari livelli di accesso. Uno schermo gigante, posto in un’arena, potrebbe proiettare ciò che sta avvenendo in un’altra area della fiera il cui l’accesso è riservato solo a determinate categorie di operatori. In base al proprio livello (visitatore, operatore professionale, relatore, imprenditore, ecc.), inoltre, ogni ospite potrebbe ricevere comunicazione personalizzate con indicazioni su orari, eventi riservati e zone in cui è possibile accedere”.

Tutti questi cambiamenti, tutte queste innovazioni, tutte queste tecnologie, dovranno naturalmente pesare il meno possibile sulle tasche degli ospiti: “La grande sfida che ci attende è quella di organizzare eventi a un prezzo sostenibile nonostante la minore capienza delle location, la necessità di maggiori attrezzature e un maggior apporto di personale” conclude Mercuri.

The Future of Events

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